A Varga Ügyvédi Társulás ügyfélkapuja

Czombos Tamás


A Varga Ügyvédi Társulás 2011-ben vezette be TQM elnevezésű ügyviteli rendszerét, amely magába foglal egy saját fejlesztésű ügyfélkapu rendszert is. Az egyedi szoftver Közép-Kelet Európa egyik legmagasabb szintű ügyvédi ügyviteli rendszere. Erről kérdeztük dr. Varga Detre ügyvédet. 

Hogy jött az ügyfélkapu fejlesztésének gondolata?

A nemzetközi ügyvédi konzorcium ügyvéd partnereinek közös munkájához folyamatos információáramlásra, a projektek áttekintésére volt szükség. Nagyon sok idő kárba ment az online értekezletekkel, amelyeket akkor Skype-on tartottunk, és az e-mailek kezelésével. További konfliktust jelentett, hogy különböző időzónákban működtek a projektek egyes résztvevői, vagy az ügyfél. Én magam is nem egy éjszakát töltöttem a monitor előtt. 2011-ben megbíztunk egy LEAN Management bevezetésével foglalkozó céget, hogy hatékonyabbá tegye a működésünket. Ők javasolták, hogy vezessünk be egy online rendszert. A piacon több termék is volt, de egyiket sem találtuk funkcionálisnak, számunkra megfelelőnek, emiatt belekezdtünk egy saját rendszer fejlesztésébe, ami végül is 2016-ig tartott. 

Milyen egyedi értéket ad ez a rendszer az ügyfeleknek ill. az ügyvédeknek, akik ebben dolgoznak?

Az információ bárhol, bármikor hozzáférhető. Ez önmagában más rendszerekről is elmondható. A mi rendszerünkben az ügyfél, a felhasználó dönthet úgy, hogy profilja, azaz egyes adatai nyilvánosak, így azt más felhasználók is látják. A nyilvános profillal rendelkező felhasználókról ajánlást írunk. Ez marketingfelületet biztosít és üzletet generál, hiszen referenciaként működik, az ügyfeleink bíznak bennünk, és attól rendelnek, akikben mi is bízunk. A kapcsolatok után nem szedünk jutalékot, sőt tagdíj vagy részvételi díj sincs. Így válik az ügyfélkapu egy bizalmi tőkén alapuló zárt üzleti körré. 

Bárki regisztrálhat? 

Az oldalon a form kitöltésével egy megkeresést továbbít felénk az illető azzal, hogy szeretne profilt létrehozni. Minden ügyfelünk létrehozhat profilt, de ez még nem nyilvános. Nyilvános profilt akár ügyfelek, akár bárki (kereskedők, szolgáltatók) létrehozhat, ehhez azonban az ügyvédi konzorcium elnökségének jóváhagyása kell. A mi rendszerünket éppen ez különbözteti meg más közösségi oldalaktól, ahol bárki bármit írhat magáról. 

Milyen feltételeknek kell megfelelni egy nyilvános profil létrehozásához?

A konzorcium vezetése olyan szolgáltatókat vagy akár kereskedőket keres, akik egyedi értéket képviselnek, tehát valamiben egyediek, és az ügyfelek, fogyasztók érdekeit előtérbe helyező üzletpolitikát folytatnak. Az üzleti partnerekkel való korrektség, az adott szó és a szerződések tiszteletben tartása ugyancsak lényeges kritérium. Az ilyen személyeknek részletes ajánlást írunk, amit előzetesen egyeztetünk vele, azaz ha részben vagy egészben nem ért egyet a tartalmával, nem tesszük közzé, bár ilyen még nem volt. Ajánlást az ügyfeleink, bárki írhat, így egy-egy szolgáltató (felhasználó) több ügyfelünktől is rendelkezhet ajánlással. 

Mennyire fogadták el az ügyfelek az ügyfélkapu használatát?

2011-ben még senki nem használta, de az elmúlt három évben folyamatosan egyszerűsítettük. Ma már nem lehet tovább egyszerűsíteni azt hiszem, és ezt az is visszaigazolja, hogy szinte minden ügyfelünk használja öt kontinensen. Az emberek nyitottak az életüket egyszerűvé tévő innovációra, ha háromnál többet nem kell kattintani. Az információnak nagyon gyorsan és egyszerűen elérhetőnek kell lennie. Mi a telefont és az e-mailt akartuk kiváltani, és ezért olyasmit kellett csinálni, amelynek használata gyorsabb és egyszerűbb, mint felhívni minket vagy e-mailt írni. 

Mennyire biztonságos az ügyfélkapu? 

Ugyanannyira, mint akár egy e-mail postafiók, az állami ügyfélkapu vagy egy kórház belső rendszere. Mindent fel lehet törni, ha az ember megfelelő anyagi erőforrásokkal és kapcsolatokkal rendelkezik. Minden ügytípusnál egyezteti az ember a megbízóval az adat- és titokvédelem mértékét. Vannak adatok, amelyeket nem továbbítunk e-mailben, sőt olyanok is, amelyek nem kerülnek olyan számítógépre, ami rá van kötve a netre, sőt olyanok is, amelyeket le sem írunk. Ez utóbbi a legbiztosabb. Az adatok 99,99%-a azonban tárolható e-mail postafiókokban vagy a mi ügyfélkapu rendszerünkben, mert nem alkalmas súlyos visszaélésre. Az ügyfél, a megbízó maga dönti el, mit tárol egy e-mail postafiókban vagy a mi ügyfélkapunkon. Nem kötelező e-mailt használni vagy ügyfélkapu fiókot regisztrálni. A mi rendszerünket nehezebb feltörni, mint bármelyik e-mail fiókot, az icloud-ot kivéve. Ez amiatt van, hogy az e-mailt többen használják, így többen is próbálják feltörni. 

Kereskedelmi forgalomban megvásárolható az ügyfélkapu?

Mindenről tárgyalhatunk… (Nevet A szerk…) Egy hasonló termék piacosítása úgy néz ki, hogy mondjuk 30 millió forintból lefejlesztjük, és 70 millió forintot szánunk az értékesítésre, hogy évi 10 millió forint profitot hozzon, ami évente növekszik, de közben a továbbfejlesztésére is költeni kell. Ez nem a mi szakterületünk. Mi saját célra fejlesztettünk egy rendszert, ami a mai napig egyedi a piacon, és nagyon nagy rá a kereslet. Minden évben 2-3 ügyvédi iroda megkeres minket, hogy adjunk tanácsot nekik ügyviteli rendszer bevezetésével kapcsolatban. Van amelyiküknek megfelel a mi rendszerünk, és egy licenszdíjban megállapodunk, van amelyikük sajátot akar fejleszteni, és ehhez kér tanácsot. Szívesen átadjuk a sok éves fejlesztés során megszerzett know-how-t, ismeretanyagot, és örömmel látjuk, hogy az ügyvédi piac nyit az informatika irányába. 

Mi a véleménye a piacon kapható más rendszerekről?

Az elmúlt években valamennyire ráláttam ezeknek a fejlesztésére. Kettő-három van, amelyiknek a próbálkozása figyelemre méltó, például a Justitia nevű, vagy a JogCRM amit a szegediek csinálnak. A magyar piac (tizenegynéhányezer ügyvéd) nem tud egy minőségi fejlesztést megfizetni, így ezek a cégek általában a vizuális megjelenésre, layout-ra fordítják szűkös erőforrásaikat, de nincsenek mögöttük komoly szakértők, akik funkcionalitás szempontjából felhasználói elemzést végezne, így a többségük használata bonyolult, tehát tovább bonyolítja az így is elég bonyolult ügyvédi munkát. Ez a probléma nemcsak a jogi ügyviteli rendszerekre vonatkozik, hanem minden ügyviteli rendszerre. Annyi mindent hozzá akarnak adni, hogy nehézkes lesz és kezelhetetlen. 

Mik a jövőbeli tervek az ügyfélkapu fejlesztésével?

A mi igényeinknek (az ügyfélkapu) a jelenlegi formájában megfelel. Ár-érték arányban nem adna annyi hozzáadott értéket, ha mondjuk lefejlesztenénk applikációként androidra, windows phone-ra és iPhone-ra. Gondolkodtunk chat funkció beépítésében, ezt a mai napig nem vetettük el. Minőségi áttörést szerintem a mesterséges intelligencia hozhatna, mondjuk egy virtuális asszisztens, aki bizonyos funkciókat kivált. Ez a technika már létezik, de még nagyon drága. Ha elérhető lesz, újra napirendre tűzzük a fejlesztés kérdését.

Mik a személyes tervei esetleges IT fejlesztésekkel kapcsolatban?

Terveim szerint az online kereskedelem vizeire hajózok. Fizikai értelemben vett áruk kereskedelme is érdekel, mármint az IT háttér, de inkább szolgáltatásokat értékesítő webshop fejlesztésén dolgoznék, mert abból a régióban kevés van, és az is nagyon alacsony színvonalú. Érdekel a közösségi értékesítés is, amilyen pl. az über, a yummber vagy az upwork, ez végül is rokon terület. 

El tudja képzelni, hogy ügyvédkedés helyett vagy mellett IT fejlesztéssel foglalkozzon?

Nem nevezném fejlesztésnek, hogy felhasználói szempontból elemzek egy szoftvert. Ez egy fontos tevékenység, de nem igényel IT szakmai ismereteket. Éppen azért tudom megmondani, mi a jó és mi a rossz, mert ügyvédként szoftverek ezreit kellett használnom három különböző kontinensen, és a munkám 90%-át online végzem. Azt el tudnám képzelni, hogy a munkaidőm egy részében mondjuk ne papírmunkával hanem ilyen jellegű tanácsadással foglalkozzak.